CGN Buenas Noticias de Guatemala

Las Cosas Buenas de Guatemala

EL MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO, DA COMO RESULTADO UNA MAYOR PRODUCTIVIDAD

SEGÚN UN COMUNICADO DE LA FIRMA MANPOWER, ADMINISTRAR MEJOR LAS JUNTAS DE TRABAJO LE AHORRARÁ UN SINFÍN DE TIEMPO A SU EMPRESA Y ELEVARÁ LA PRODUCTIVIDAD.

La inadecuada administración del tiempo en las organizaciones es causa de que talentos con gran potencial acaben subutilizados en actividades “urgentes” de escasa trascendencia. Esto no es una condena fatal y puede revertirse si se consideran algunas técnicas y cambios de hábitos.

Una de las áreas en las que las organizaciones tienden a desperdiciar más tiempo es en juntas de trabajo. Los ejecutivos pasan alrededor del 50% de su jornada laboral en reuniones en las que frecuentemente desearían no estar y en las que su presencia en ocasiones es innecesaria.

Manejar adecuadamente las reuniones de trabajo es optimizar la administración de su empresa, por lo que Manpower le ofrece algunos consejos para lograr este objetivo:

  • Identificar si la reunión es necesaria. Este es el principal reto a enfrentar, dado que suelen realizarse juntas para tratar temas que podrían abordarse solo entre dos personas. Si este es el caso, descarte la realización de una junta de trabajo. De igual forma, son evitables si existe otro medio de comunicación que funciona igual o mejor, como correo electrónico o una llamada telefónica. Si ya se ha tomado una decisión sobre el tema a discutir o si el grupo de trabajo está molesto por alguna situación es mejor no realizar ninguna junta.
  • Conviene realizar una reunión si queremos que el equipo participe en una decisión o resolución de un problema; o cuando necesitamos aclarar un problema que no ha podido ser resuelto con reuniones individuales. De igual forma, si se requiere de los aportes de miembros de distintos grupo con perspectivas o agendas distintas y cuando debemos aclarar la responsabilidad en un problema, un tema o área.
  • Si decidimos que la reunión vale la pena, ¿quiénes deben asistir? Deben estar los directamente afectados, nadie más: los tomadores de decisiones, los que tienen información y conocimiento sobre el tema, los que están comprometidos y los que juegan un rol en los asuntos a tratar.
  • Una vez definido el punto anterior, es necesario establecer una orden del día, en la que debe definirse el propósito de la reunión, los resultados deseados, los participantes, la fecha, hora y lugar, la duración y quién convoca. Debe además contemplarse el papel de cada participante y cada uno de los puntos por tratar, especificando la persona responsable y el tiempo asignado. Señalan los especialistas que si junto a la convocatoria, entregamos a todos los participantes información por adelantado, evitaremos las explicaciones y pasaremos de inmediato a una discusión informada, usando con eficiencia el tiempo de la reunión.
  • Definir quién hace qué. Es importante designar roles y responsabilidades para que no haya duplicidad de funciones y la reunión sea realmente productiva. Papeles como el del líder, que aclara los objetivos, los límites y el alcance de la junta, y el del facilitador o moderados, quien regula las intervenciones de los participantes, son claves para el desarrollo exitoso de una reunión de trabajo. Igualmente importante es el redactor, quien recopilará las ideas vertidas durante la sesión.
  • Durante la reunión, es fundamental iniciar con puntualidad, presentar los temas a tratar, fijar las reglas de participación, indicar el papel de cada participante, apegarse a los tiempos establecidos en la agenda, asegurarse de que todos los puntos de vista sean escuchados y mantener al grupo enfocado. De igual forma, es importante que todas las reuniones tengan una duración máxima de dos horas, de lo contrario se vuelven improductivas.
  • Al cerrar la sesión es importante realizar un resumen de los puntos abordados, retomar la conclusión de la sesión, indicar los puntos clave, las decisiones y los pasos a seguir, determinando responsables de cada tarea. Es importante hacer un registro de ellos.

Administrar mejor las juntas de trabajo le ahorrará un sinfín de tiempo a su empresa y elevará la productividad.

Anuncios

noviembre 1, 2010 - Posted by | TEMAS ESPECIALES

Aún no hay comentarios.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

Clasificados CGN

Clasificados para Servir

Hablo por Guate

Contar y comentar... para edificar una mejor Guate.

MÁS CICLISMO

Porque la cicle es vida...!!

A %d blogueros les gusta esto: